«Kan dere også ta denne veggen?»
«Vi vil heller ha de andre flisene.»
«Når dere først er i gang, kan dere bygge inn dette også?»
Små endringer er en naturlig del av mange byggeprosjekter. Problemet oppstår når endringen ikke blir dokumentert eller priset før arbeidet utføres. Da kan det fort bli uenighet om hva som var inkludert i det opprinnelige tilbudet.
Derfor bør du ha en enkel rutine for endringer: avklar hva som er nytt, vurder konsekvensen, dokumenter det og få kunden til å godkjenne før du utfører arbeid som går utover avtalt omfang.
Er dette egentlig en endring?
Først må du sammenligne kundens nye ønske med det som faktisk ble avtalt. Hvis arbeidet allerede ligger innenfor tilbudets beskrivelse, er det ikke nødvendigvis et tillegg bare fordi kunden spør på nytt.
Hvis kunden ber om noe som ikke inngår i avtalen, eller ønsker en annen løsning som påvirker arbeid, materialer eller fremdrift, bør du behandle det som en endring og vurdere hva det betyr økonomisk.
Beskriv endringen konkret
Unngå formuleringer som «ekstraarbeid etter avtale». Skriv heller hva som faktisk skal gjøres. Eksempel: «Demontering av eksisterende panel på nordvegg, levering og montering av ny trekledning, inkludert materialer og behandling.»
En konkret beskrivelse gjør det lettere for begge parter å forstå hva som er avtalt. Den gjør også faktureringen enklere senere.
Pris endringen før arbeidet starter
Når du vet hva som skal endres, beregner du timer, materialer og eventuelle andre kostnader på samme måte som du priser en ny jobb.
Hvis endringen påvirker fremdriften, bør du også si fra om det. En ekstra arbeidsoperasjon kan kreve mer tid, ny bestilling av materialer eller en annen rekkefølge på arbeidet.
Få en tydelig godkjenning
Det viktigste er at kunden forstår hva endringen koster og hva som inngår før arbeidet utføres. En skriftlig godkjenning gir et langt bedre utgangspunkt enn en muntlig beskjed ute på byggeplassen.
For større kontrakter bør du følge dokumentasjons- og varslingsreglene som gjelder for den konkrete kontrakten. NS 8405, NS 8406 og NS 8407 har egne regler om endringer og varsling, og det er avtalegrunnlaget som avgjør hvilke regler som gjelder.
Ikke bland endring og uforutsette forhold
Det er forskjell på at kunden bestiller noe nytt og at du oppdager et forhold som gjør at den avtalte jobben ikke kan utføres som forutsatt. Et skjult råteskadet område, et uventet grunnforhold eller manglende eksisterende konstruksjon kan kreve en annen håndtering enn et nytt ønske fra kunden.
Dokumenter hva du har oppdaget, hva som må gjøres og hvorfor det påvirker pris eller fremdrift. Ved kontrakter med formelle varslingskrav bør du følge disse.
Gjør endringer like profesjonelle som tilbudet
En vanlig feil er å bruke mye tid på det opprinnelige tilbudet og deretter håndtere alle tillegg i tekstmeldinger. Da blir prosjektet vanskeligere å følge opp.
En bedre løsning er å bruke samme struktur for tilbud og endringer. Kunden skal kunne se hva som opprinnelig var avtalt, hva som er kommet til og hvilken pris endringen har.
Med ProAnbud kan du bruke tilbudet som utgangspunkt og holde endringer og tillegg mer strukturert. Du kan beskrive arbeidet, beregne pris og sende det til kunden for godkjenning.
En enkel regel som sparer mye tid
Hvis en kunde ber om noe som ikke var inkludert: stopp, avklar, pris og dokumenter. Ikke stol på at «det ordner vi senere» blir like tydelig for kunden som det er for deg.
Jo tidligere en endring blir avklart, desto mindre er risikoen for diskusjon når fakturaen kommer.
